[MÚSICA] Hola, ¿qué tal? Espero que estén bien. Estamos en el módulo manejo de los cambios en el proyecto. En este vídeo vamos a platicar el por qué se producen los cambios en el proyecto. Al finalizar el vídeo vamos a conocer las razones por las cuales existen los cambios en los proyectos, y cuáles son la forma de clasificar o de agrupar estos cambios y qué es lo que tendríamos que hacer para manejar los mismos. Comencemos. Primeramente quisiera iniciar con lo siguiente, se dice que hay 2 verdades en la vida de un gerente de proyectos. Todos nos vamos a morir algún dia, y ningún proyecto finalizará como decía el plan original. ¿Qué te parece? Algo que creo que es una de las verdades que a veces vivimos en el ámbito de los proyectos, también se dice que la única constante en un proyecto es el cambio. Como vemos, de acuerdo a estas 2 declaraciones anteriores, casi no existe evidencia de que los proyectos realizados o ejecutados, terminen exactamente como habíamos dicho en el plan original, no hay información estadística muy grande, pero bueno sabemos que casi ningún proyecto termina en lo que habíamos dicho inicialmente, en los planes de trabajo que habíamos definido. Los cambios son inevitables en cualquier proyecto y por lo tanto debemos de esperar también. Prácticamente es imposible que un proyecto se ejecute exactamente igual a lo que habíamos planeado originalmente, por lo tanto debemos de tener una actitud de ser flexibles para administrar los cambios en el proyecto. ¿Por qué se dan los cambios en un proyecto? Bueno pues hay diferentes razones, pero una tendencia natural que hemos observado a lo largo de varios años es actuar de la siguiente manera, a ver qué te parece. Primero, tomamos decisiones que son muy informales, a veces comunicamos decisiones verbales y de manera muy informal, hacemos también constantes requerimientos de cambio, prácticamente por cualquier motivo, en especial por necesidades o requerimientos del cliente o de los proveedores o de algún involucrado clave dentro del proyecto. Si hacemos esos cambios y aceptamos esos cambios regularmente no evaluamos el impacto que tendrían los mismos en el desarrollo del proyecto. Hacemos estimaciones del presupuesto, del costo de las actividades, de los recursos y del tiempo de manera informal, a veces por desconocimiento de cómo hacer estas estimaciones, estos cálculos, se nos hace fácil decir pues nos vamos a tardar 10 días o nos va a costar 200 dólares esta actividad. No estimamos adecuadamente la cantidad de recursos que necesitamos, ya sea recursos materiales, recursos humanos o equipo inclusive. Es muy fácil decir pues necesitamos 5 personas, cuando en la realidad solamente necesitamos 2 personas probablemente. No tenemos una metodología formal para administrar el proyecto, es decir hacemos un plan de trabajo, hacemos una acta de constitución de proyecto, de manera muy empírica, y después nos vamos haciendo el seguimiento. Estas son algunas de las razones, otras razones puede ser el que no identificamos los riesgos que vamos a tener en el proyecto, y por lo tanto si no tenemos esa identificación de riesgos, no llevamos una metodología adecuada formal para administrar los riesgos, y esto nos va a traer como consecuencia que esas reservas para contingencias que debemos de tener en el proyecto, no están consideradas y por lo tanto el presupuesto se eleva, se sube, y requerimos cambios. También a veces queremos darle al cliente más de lo que había solicitado, esto es una regla que es muy válida para un proyecto, es decir no exceder las expectativas o los requerimientos, si no hemos acordado con el cliente o con los principales involucrados, estos requerimientos. Entonces aquí no se vale darle más o exceder lo que el cliente está solicitando posteriormente a lo acordado. Nos enfocamos también al trabajo, más que al plan que hemos diseñado, es decir hacemos un plan de trabajo pero este plan sirve solamente para iniciar el proyecto, para la junta de arranque pero ya después escondemos ese plan, y ya no queremos hacer lo que habíamos planeado y solamente nos enfocamos al trabajo que estamos realizando día con día, o semana con semana en el proyecto. Otra razón es de que invertimos muy poco tiempo en la planeación, esto se ve como algo que no debe de hacerse, más bien es hacer el trabajo inmediatamente y no planificarlo. También a veces tenemos miedo al hacer el seguimiento y control de lo que habíamos planificado, por los resultados que empezamos a ver que no se parece en nada a lo planeado, y por lo tanto pues podremos hacer cambios o requerimientos de cambio, ¿verdad? Son diferentes razones por las cuales requerimos hacer cambios en nuestro proyecto, y regularmente estos cambios los podríamos clasificar en varios grupos de cambio, por ejemplo tenemos cambios externos, que son derivados de requerimientos de los clientes, de los proveedores, del medio ambiente también, cuestiones políticas, cuestiones sociales, cuestiones macroeconómicas que tenemos alrededor de nuestro proyecto, son factores externos que generan esos cambios. También hay factores técnicos, derivados de la tecnología, cambios por la complejidad en lo que estamos realizando, cambios por los requerimientos mismos del entregable o de los entregables que estamos elaborando, también hay factores que generan cambios como internos, así vamos a llamarle son derivados de cuestiones organizacionales, de la disponibilidad de los recursos humanos, de los materiales, de los recursos financieros, de la disponibilidad del flujo de efectivo, a veces no contamos con el dinero suficiente para poder llevar a cabo la ejecución de las actividades conforme a lo que habíamos planificado y por lo tanto pues requerimos hacer cambios. También hay cambios derivados de la gestión del proyecto, esto es más que nada por falta de habilidades interpersonales del director del proyecto, habilidades interpersonales como la comunicación, la comunicación efectiva, el trabajo en equipo, la motivación, la solución de conflictos, etcétera, ¿sí? También cambios derivados de la falta de habilidades y conocimientos para administrar correctamente el proyecto, esto tanto por parte del director del proyecto como por el equipo de trabajo que tenemos. Entonces son factores que generan cambios agrupados de esa manera, muy general. Dos factores clave que podríamos tener para el éxito de los proyectos, en conclusión serían aceptar que el cambio existe, y segundo, el factor clave sería, la manera en que el equipo y el director del proyecto va a responder y a manejar esos cambios. Esos son 2 factores importantes que pueden hacer la diferencia en que sea un proyecto exitoso y no exitoso. Te voy a dejar con algunas preguntas de reflexión acerca de estos conceptos que acabamos de mencionar y te dejo con las siguientes preguntas. ¿Cómo te fue en estas preguntas? Yo espero que excelentemente. Te invito a revisar el material que tenemos para ti en la plataforma, para que continues profundizando en estos conceptos. Nos vemos en el siguiente vídeo. Gracias.
